Integritetspolicy

1. INLEDNING

1.1 Zington behandlar personuppgifter inom ramen för vår ordinarie verksamhet som IT-konsultföretag. Zington värnar om integriteten såväl för våra anställda som för er som vi i olika sammanhang tar eller får kontakt med, och eftersträvar alltid att man ska känna sig trygg i att vid behov lämna personuppgifter till oss. Det ska alltid vara tydligt för dig varför vi samlar in en viss personuppgift. Vi samlar aldrig in mer än precis det vi behöver för det specifika ändamålet, och sparar dem inte heller längre än vad som krävs i enlighet med ändamålet. Våra processer och system ska under tiden personuppgifterna behandlas garantera att det sker på ett säkert och korrekt sätt.

1.2 I denna integritetspolicy beskriver vi hur Zington samlar in, använder, lagrar och i vissa fall lämnar ut uppgifter om er som besöker vår webbplats www.zingtongroup.com (”Webbplatsen”), eller som på annat sätt kommer i kontakt med oss genom egen eller vår försorg, samt hur vi verkar för att skydda din integritet i din kontakter med vår verksamhet och för att behandla dina personuppgifter i enlighet med gällande lagstiftning.

1.3 För dig som arbetar på Zington hänvisar vi i första hand till vår interna Dataskyddspolicy.

1.4 Med ”personuppgift” avses varje upplysning som direkt eller indirekt kan kopplas till en identifierad eller identifierbar nu levande fysisk person.

1.5 Med ”behandling” förstås all hantering av personuppgifter, t.ex. insamling, registrering, organisering, strukturering, lagring, bearbetning eller ändring, framtagning, läsning, användning, utlämning genom överföring, spridning eller tillhandahållande på annat sätt, justering eller sammanförande, begränsning, radering eller förstöring.

2. VEM ÄR PERSONUPPGIFTSANSVARIG?

2.1 Zington har en bolagsstruktur med ett antal dotterbolag som sorterar under ett moderbolag, där moderbolaget har ett bestämmande inflytande över koncernen.

2.2 Moderbolaget Zington AB, org. nr. 556651-7131, med adress Birger Jarlsgatan 9, 111 45 Stockholm, är personuppgiftsansvarig för behandlingen av dina personuppgifter när Zington tillhandahåller och marknadsför koncernens tjänster, rekryterar och administrerar personal, och i alla övriga kontakter mellan dig och Zington där du lämnar personuppgifter till oss. Detta inkluderar besök på vår webbplats, serviceärenden via e-post och telefon, och kontakter med bolag inom Zington-koncernen. Som personuppgiftsansvarig är det Zington AB:s ansvar att se till att dina personuppgifter hanteras på ett korrekt och säkert sätt i enlighet med tillämplig lagstiftning.

2.3 För GDPR-relaterade frågor, synpunkter och önskemål är du välkommen att kontakta Zingtons GDPR-ansvarige på e-postadressen dataskydd@zingtongroup.com, eller relevant dotterbolags-VD på dennes personliga e-post eller telefonnummer, eller genom att ringa till vår telefonväxel på telefonnummer 08 – 406 68 00.

3. VILKA VI SAMLAR IN PERSONUPPGIFTER IFRÅN

3.1 Vi samlar in personuppgifter om dig i samband med att du söker lediga tjänster eller anmäler ditt intresse för anställning, när du anlitar en av våra medarbetare, när du köper eller visar intresse för våra tjänster, när du anmäler dig till att delta i våra event, när du anmäler dig till vår prenumerationstjänst för nyhetsbrev, när du svarar på enkäter och deltar i undersökningar, när Zington anlitar dig som leverantör av produkter eller tjänster, eller när du eller vi på annat sätt kommer i kontakt med varandra i ett sammanhang där Zingtons verksamhet är intressant för dig.

3.2 Vi samlar in personuppgifter från:

• Dig själv – Uppgifter som du lämnar när du kontaktar oss t.ex. för att söka jobb eller anmäla dig till något av våra öppna event eller annat deltagande online.
• Referenspersoner till dem som söker jobb hos oss.
• Leverantörer eller potentiella leverantörer som vi vill komma i kontakt med, eller som vill komma i kontakt med oss.
• Kunder eller potentiella kunder som vi vill komma i kontakt med, eller som vill komma i kontakt med oss.

3.3 Som besökare på vår webbplats behöver du inte lämna några personuppgifter för att kunna använda den. Vår webbplats samlar endast in personuppgifter som är specifikt och frivilligt tillhandahållna av dig. Sådana personuppgifter kan bestå av exempelvis namn, adress, nuvarande titel, din arbetsgivare, telefonnummer och e-postadress. du hittar även information om hur vi använder oss av cookies i Zingtons cookie-policy.

3.4 Zington samlar i vissa fall in personuppgifter från minderåriga i samband med att vi anordnar kodskola för skolelever och även ledarskapskurser för unga idrottsledare. Insamlingen av personuppgifter sker då med särskild försiktighet hos de eventansvariga och med transparens inför berörda målsmän. Vi publicerar inte fotografi eller film från sådant event med synliga ansikten utan målsmans skriftliga samtycke.

4. VILKA PERSONUPPGIFTER VI SAMLAR IN

4.1 Zington värnar om den personliga integriteten och samlar endast in personuppgifter som är nödvändiga, relevanta och inte överflödiga för det ändamål de är avsedda för.

4.2 Ifråga om dig som söker lediga tjänster eller anmäler ditt intresse för anställning, behandlar vi relevanta uppgifter om namn, kontaktuppgifter, CV, befattning, ev. nuvarande arbetsgivare, anställningsvillkor, samt dialoghistorik. Känsliga uppgifter i form av hälsorelaterad information kan i sällsynta fall förekomma.

4.3 Ifråga om dig som vill anmäla dig till att delta i våra event, vill anmäla dig till vår prenumerationstjänst för nyhetsbrev, eller dig som svarar på enkäter och deltar i undersökningar, informerar vi dig i samband med din anmälan vilka personuppgifter vi samlar in och ändamålet med detta. du samtycker till behandlingen av dina personuppgifter genom att skicka in din anmälan.

4.4 Ifråga om dig som är – eller kan vara på väg att bli – samarbetspartner, leverantör eller kund, behandlar vi relevanta uppgifter om namn, befattning, företag/organisation, kontaktuppgifter, fakturainformation, köp- respektive leveranshistorik samt dialoghistorik.

4.5 Vi rekommenderar att du i allmänhet avstår från att lämna känsliga personuppgifter. Om du ändå lämnar sådana uppgifter betraktar Zington detta som att du har lämnat ditt samtycke till registrering av uppgifterna på det sätt som beskrivs i denna policy och i enlighet med det ändamål som angivits särskilt i samband med lämnandet av uppgifterna. T.ex. om du inför ett event anger att du är allergiker och önskar viss kost.

5. PERSONUPPGIFTER SOM BEHANDLAS OCH ÄNDAMÅL

5.1 Om du t.ex. söker lediga tjänster, skickar in intresseförfrågningar avseende anställning hos oss, deltar i enkäter och undersökningar, eller meddelar önskemål om att du vill bli kontaktad av oss, använder vi dina personuppgifter endast för det ändamål för vilka du lämnat dem. Vi använder eller delar inte personuppgifter på ett sätt som inte är förenligt med det ursprungliga ändamål för vilket de samlats in, såvida inte efterföljande samtycke har erhållits.

5.2 I samband med att du via vår webbplats, per telefon, e-post eller brev beställer nyhetsbrev eller anmäler dig till våra event eller efterfrågar information kring specifika intresseområden, registreras du som intressent till Zington. Information som du lämnar registreras och används för administration av beställda tjänster och för att personalisera och förbättra vår webbplats. Uppgifterna kan även komma att användas för kommunikation avseende tjänster som vi tror kan vara av intresse för dig samt uppföljning för utveckling och förbättring av Zingtons tjänster.

5.3 Våra ändamål med att behandla dina personuppgifter är i huvudsak:

• att kunna utföra aktiviteter inom företagets ordinarie verksamhet, såsom att matcha nya uppdrag med tillgänglig kompetens, upprätta affärsrelevant dokumentation och kommunicera med berörda parter;
• att tillmötesgå dina önskemål så väl vi kan och fullgöra ev. avtal med dig;
• att fullgöra vårt arbetsgivaransvar, bokföringsansvar och våra laga skyldigheter i övrigt;
• att etablera eller utveckla affärsrelationer;
• att betala för dina utförda tjänster;
• att fakturera kunder för våra utförda tjänster;
• att kunna erbjuda lämplig kost i samband med olika öppna evenemang i bolagets regi.

6. LAGLIG GRUND FÖR VÅR BEHANDLING

6.1 När du söker lediga tjänster eller anmäler ditt intresse för anställning, när du anlitar en av våra medarbetare, när du köper eller visar intresse för våra tjänster, när du anmäler dig till att delta i våra event, när du anmäler dig till vår prenumerationstjänst för nyhetsbrev, när du svarar på enkäter och deltar i undersökningar, när Zington anlitar dig som leverantör av produkter eller tjänster, eller när du eller vi på annat sätt kommer i kontakt med varandra i ett sammanhang där Zingtons verksamhet är intressant för dig, så behandlar vi de personuppgifter som du då förser oss med utifrån den rättsliga grunden Berättigat intresse. Intresseavvägningen är då att vi behandlar dina personuppgifter inom ramen för vår verksamhet.

6.2 I den mån vi behandlar dina personuppgifter i enlighet med lagkrav (t.ex. arbetsrätt och bokföringsansvar), så gör vi det utifrån den rättsliga grunden Rättslig förpliktelse.

6.3 Fakturor till och från Zington behandlar vi utifrån den rättsliga grunden Fullgörande av avtal.

6.4 Behandlar vi känsliga uppgifter om dig så gör vi det alltid utifrån den rättsliga grunden Samtycke.

6.5 Om ändamålet är uppföljning för att utveckla och förbättra våra tjänster eller om din arbetsgivare är eller har varit kund till Zington, baserar vi sådan behandling av dina personuppgifter på den rättsliga grunden Berättigat intresse. Intresseavvägningen är då att vi behandlar dina personuppgifter inom ramen för vår verksamhet.

7. LAGRING

7.1 Vi sparar dina personuppgifter under den tid det behövs för att kunna bedöma din jobbansökan, utföra våra tjänster enligt avtal och skicka inbjudningar till event eller nyhetsbrev.

7.2 Vi behåller leverantörers och kunders personuppgifter så länge det behövs för att vi ska kunna fullgöra vårt åtagande, och så länge det i övrigt är affärsmässigt skäligt.

7.3 Zington kommer att vidta rimliga åtgärder för att bevara personuppgifter endast så länge som krävs för att uppfylla de ändamål för vilka de samlats in.

7.4 Har du samtyckt till att dina kontaktuppgifter ska få ligga kvar i vårt klientregister för marknadsföringsändamål även efter det att kundförhållandet har upphört, ligger de kvar till dess du önskar att uppgifterna tas bort.

8. ÖVERFÖRING AV PERSONUPPGIFTER

8.1 Som ett företag tillhörande en global koncern, VASS Group, hanterar Zington överföring av personuppgifter, både internt och mot specifika tredje parter. Överföring av information och personuppgifter inkluderar samtliga företag inom dess koncern, externa tjänsteleverantörer, andra externa parter och utförs i situationer relaterade till affärstransaktioner och lagliga krav. 
Personuppgifter delas med tredje part under följande omständigheter:

8.2 Företag inom samma koncern som Zington. Behandlingen av företagens data inom VASS Group utförs i enlighet med dess integritetspolicy.

8.3 Samarbete med externa tjänsteleverantörer: Zington delar data med externa parter för att kunna svara på förfrågningar, besvara frågor, uppfylla beställningar, validera kuponger, leverera erbjudanden, underlätta deltagande i tävlingar eller möjliggörandet av andra funktioner på dess webb och digitala plattformar. Dessa leverantörer agerar på uppdrag av Zington, såsom hosting eller drift av dess webbplatser, betalningshantering, dataanalys, kundservice, post- eller leveranstjänster samt hantering av kampanjer. De är inte behöriga att använda tillgängliga personuppgifter för andra ändamål och måste följa riktlinjerna i denna integritetspolicy samt gällande dataskyddslagar och -förordningar.

8.4 Relation med andra tredje parter: Zington används eller delar personuppgifter med sponsorer, annonsörer, annonsnätverk, sociala medier- och nätverk, analysföretag och andra tredje parter för aktiviteter relaterade till marknadsföring, kampanjer, dataförstärkning och tillgängliggörande av produkt- eller tjänsteinformation.

8.5 Affärsmässiga överföringar: Zington kan använda eller dela användardata inom VASS Group för kommersiella och operativa ändamål. I sin verksamhet kan Zington förvärva eller sälja tillgångar, dotterbolag eller affärsenheter. I dessa transaktioner betraktas användarnas personuppgifter vanligtvis som överlåtbara tillgångar, även om de fortsätter att vara föremål för de villkor som tidigare angivits i befintliga integritetspolicyer, om inte användarna ger sitt uttryckliga medgivande.

8.6 Upplysning enligt lagkrav: Zington kan överföra och lämna ut användarnas personuppgifter till tredje parter: 

• För att uppfylla skyldigheter enligt lag.
• När de i god tro anser att tillämpbar lag kräver det.
• På begäran av myndigheter i pågående utredningar.
• För att verifiera eller genomdriva överensstämmelse med "Användarvillkoren" eller andra relevanta policys.
• För att upptäcka och skydda mot bedrägeri, tekniska eller säkerhetsmässiga sårbarheter.
• För att agera på nödsituationer; eller
• För att skydda rättigheter, egendom, säkerhet eller säkerhet för tredje parter, besökare på Zington:s webbplats, Zington eller allmänheten.

8.7 I Zingtons kärnverksamhet som IT-konsultbolag ingår att matcha uppdrag mot lämpliga kandidater bland koncernens anställda konsulter, varvid Zington behandlar kandidatens personuppgifter t.ex. genom att skicka dennes CV till en kund eller potentiell kund.

8.8 Inom ramen för vår övriga verksamhet behandlar vi personuppgifter normalt när vi hanterar löner, HR-frågor, eventplanering, marknadsföring o.dyl. genom att vi använder affärssystem, rekryteringssystem, CRM och IT-supportföretag som ägs och driftas av externa parter. För att vi ska kunna utföra, leverera och fakturera Zingtons tjänster behöver således personuppgifter främst tillhöriga våra anställda, kunder och leverantörer överföras till extern part på detta vis.

8.9 För att säkerställa att personuppgifterna hanteras korrekt enligt gällande regelverk och Zingtons ansvar mot dig som ägare till personuppgifterna ifråga, har vi personuppgiftsbiträdesavtal med de externa parter som vi har etablerat affärskontakt med och som hanterar personuppgifter för Zingtons räkning i enlighet med punkterna 8.7 och 8.8.

8.10 Vid Zingtons val av leverantörer som behandlar personuppgifter för vår räkning väljer vi i första hand leverantörer inom EU/EES, i andra hand leverantörer som garanterar att de behandlar personuppgifter säkert även om de har underlevernatörer utanför EU/EES. Zington använder NAB Solutions som affärssystem, Visma Addo för digital signering, och Linkedin, Instagram, Facebook och Rule för publicering.

8.11 Zington kan vid anmodan av myndighet komma att dela respektive fortsätta att behandla dina personuppgifter som svar på en rättslig begäran (såsom en husrannsakan, domstolsbeslut, föreläggande eller liknande), eller när vi anser det nödvändigt för att upptäcka, förebygga och bemöta bedrägeri och annan illegal aktivitet, för att skydda oss själva, dig och andra användare. Zingtons GDPR-ansvarige svarar alltid tillsammans med Zington-koncernens VD för sådant beslut.

9. SÄKERHET

9.1 De personuppgifter som lämnas till något bolag inom Zington-koncernen behandlas i enlighet med vid var tid gällande lagstiftning och i enlighet med Zingtons interna riktlinjer, policies och rutiner för behandling av personuppgifter.

9.2 För att skydda dina personuppgifter mot otillbörlig tillgång, behandling, radering eller ändring har Zington vidtagit lämpliga organisatoriska och tekniska säkerhetsåtgärder. Dessa säkerhetsåtgärder står i paritet till personuppgifternas mängd och känslighet.

9.3 Zingtons organisation, interna rutiner och processer följer GDPR. Vi har personuppgiftsbiträdesavtal med instruktioner till hur relevanta externa parter som vi har etablerat affärssamarbeten med ska behandla personuppgifter för Zingtons räkning. Zington har en utsedd GDPR-ansvarig, och vi har rutiner för att se över våra organisatoriska och tekniska säkerhetsmässiga behov regelbundet.

9.4 Tekniska säkerhetsåtgärder som Zington använder sig av är: managerade brandväggar, separation av nätverk, behörighetsstyrning i de system som används, och inpasseringskontroll till våra kontorslokaler.

10. DINA RÄTTIGHETER

10.1 Få tillgång till dina personuppgifter

Du har rätt att erhålla en bekräftelse från Zington att dina personuppgifter behandlas av oss, och att få tillgång till personuppgifterna ifråga. Hör av dig till vår GDPR-ansvarige om du önskar ett registerutdrag, eller har några andra frågor av sådant slag.

10.2 Rättelse av personuppgifter

Om du anser att en uppgift om dig är felaktig eller ofullständig har du rätt att begära att uppgiften rättas eller kompletteras. Vänligen meddela vår GDPR-ansvarige om det skett någon förändring i dina personuppgifter som är bra för oss att känna till.

10.3 Radera uppgifter

Du har rätt att få dina personuppgifter – alla eller vissa enligt ditt önskemål – raderade, under förutsättning att det inte strider mot lagstiftning eller gällande avtal med dig. Hör av dig till vår GDPR-ansvarige om du önskar få personuppgifter raderade, vilka personuppgifter det rör sig om och gärna också vad skälet är.

10.4 Begränsad behandling av uppgifter

Det är på Zingtons ansvar att begränsa behandlingen av dina personuppgifter, d.v.s. att dina personuppgifter inte ska förekomma på fler ställen än vad som är skäligt med hänsyn till Zingtons verksamhet och en rimlig administrationsbörda för våra medarbetare. Meddela oss om du inte anser att vi uppfyller detta ifråga om dina personuppgifter, eller om du har förslag på hur vi kan förbättra vår behandling i något avseende till fördel för din integritet.

10.5 Ge och ta tillbaka ditt samtycke

I vissa fall kommer vi att be om ditt godkännande/samtycke för att behandla dina personuppgifter. du har därefter rätt att när som helst meddela vår GDPR-ansvarige eller din närmaste kontakt på Zington om att du vill ta tillbaka ditt Samtycke, och då kommer vi inte att fortsätta behandlingen. Har du återkallat ett samtycke kommer vi bara fortsätta att behandla de personuppgifter som krävs för att kunna fullgöra avtal eller andra rättsliga förpliktelser och eventuella övriga personuppgifter som du har samtyckt till att vi behandlar.

10.6 Motsätta dig behandling som stödjer sig på vårt berättigade intresse

I vissa fall har Zington gjort bedömningen att vårt behov av att behandla dina personuppgifter är så starkt att vi har ett så kallat berättigat intresse. du har rätt att när som helst motsätta dig vår bedömning om berättigat intresse/intresseavvägning av skäl hänförliga till din situation. Kan vi inte visa på vägande skäl kommer vi att sluta behandla dessa av dina personuppgifter på det sättet.

10.7 Direktreklam

Du kan när som helst avsäga dig kommunikationsutskick från Zington, både digitala och i pappersformat.

10.8 Dataportabilitet

Om behandlingen baseras på samtycke eller fullgörelse av avtal har du rätt till dataportabilitet. Det betyder att du har rätt att motta de personuppgifter som du har tillhandahållit oss, och att överföra dessa uppgifter till en annan personuppgiftsansvarig organisation. Detta ska då ske på ett sätt som är strukturerat och allmänt använt, och i ett maskinläsbart format. Till skillnad från ett registerutdrag (se ovan) ingår här endast vissa av de uppgifter som du själv har tillhandahållit oss, t.ex. din CV och material som du äger upphovsrätt till.

10.9 Automatiserat beslutsfattande

Du har rätt att inte vara föremål för helt automatiserat beslutsfattande, inbegripet profilering, om sådant beslutsfattande har rättsliga följder eller på liknande sätt väsentligen påverkar dig. Zington använder sig inte av automatiserat beslutsfattande i externa kontakter.

11. UTÖVANDE AV DINA RÄTTIGHETER

11.1 För att utöva dina rättigheter, om du har frågor, eller om du vill klaga på vår behandling av dina personuppgifter, eller om du vill komma med förslag till Zington avseende integritetsskydd eller datasäkerhet, hör gärna av dig till oss. Var god ange ditt fullständiga namn, kontaktuppgifter och den information som Zington behöver för att kunna behandla din begäran. Våra kontaktuppgifter är:

Zington AB (org. nr. 556651-7131)
Birger Jarlsgatan 9
111 45 Stockholm
Telefon: 08 – 406 68 00
E-post: dataskydd@zingtongroup.com

11.2 du har också rätt och möjlighet att lämna in klagomål avseende vår behandling av dina personuppgifter till Datainspektionen http://www.datainspektionen.se 

12. ÄNDRINGAR

12.1 Zington förbehåller sig rätten att när som helst komplettera och justera denna policy.

12.2 Den senaste versionen av denna policy ska alltid ligga ute på Zingtons webbplats