Så maximerar du nyttan av din ERP-implementation
Finns det några andra typer av projekt som tenderar att bli så kostsamma, resurskrävande och komplexa som ERP-projekt? Inte många. Det vet de flesta som står inför en kommande implementation. Dessutom brukar den tänkta nyttan av resultatet vara betydligt mindre i verkligheten. Varför är det så? Det finns många anledningar, och förutsättningarna kan skilja sig mellan olika organisationer.
Vår expert inom ämnet, Reza Hashemi, delar med sig av sina bästa råd och insikter för att hjälpa dig som beställare att maximera nyttan av din kommande ERP-implementation.
Innan vi går djupare in på hur du som beställare kan agera för att få ut det mesta av en ERP-implementation är det viktigt att förstå att ett standardsystem inte betyder att det är en färdig lösning. När du köpt ett standardsystem är systemet förberett med de komponenter som behövs för att bygga en lösning. Men den är inte färdig. Hur den faktiska lösningen ska se ut är ett resultat av ett stort antal vägval och avväganden. Ofta handlar det om olika värden (ibland med olika intressenter) som vägs mot varandra. Här krävs det att du som beställare är involverad och har ägarskap, eftersom alla avväganden och beslut är avgörande för affärsnyttan.
Värdet av att vara en aktiv och kompetent beställare
En förutsättning för att få bästa möjliga resultat är att du som beställare förbereder dig för att kunna agera på ett effektivt och kompetent sätt under implementationen. Tanken är inte att du ska ”släpas efter” din implementationspartner, utan att du ska vara en aktiv partner som bidrar, ifrågasätter, undrar, bekräftar, besvarar och inger förtroende till såväl projektet, som till din verksamhet.
Att vara en bra beställare handlar om att vara kompetent och aktiv. Att inse att en ERP-implementation inte är, och inte borde innehålla, en aktiv och en passiv part. Under implementationen kommer du och din implementatör ha en kontinuerlig och aktiv dialog, där verksamhetskunskap och kunskap om systemfunktionalitet utbyts. Det sker givetvis inte helt sömlöst och smärtfritt, men med hjälp av projektmetodik, fasindelningar, leverabler, mötesforum och digitala Kanban-tavlor, går det att hitta en bra struktur.
Informationsflödet mellan olika parter i en implementation förmedlas normalt genom leverabler. Dessa levereras i varje fas av implementationen och det är i dessa utbyten, i respektive fas, som värden ofta går förlorade. Utfallet av en projektfas blir ofta ingångsvärdet i nästa fas, och om man har ett passivt förhållningssätt är det lätt att tappa värde tidigt och få betydligt mindre affärsnytta än förväntat. Det blir lite av en ”ränta-på-ränta”-effekt efter ett par år.
Ha koll på hela din affär och säkra det långsiktiga affärsvärdet
Det är viktigt att du som projektbeställare inte bara kan din affär. Du måste även kunna förstå, medvetet validera, och i vissa fall, utmana och effektivt förmedla vidare den information som kommer från systemimplementatören. Detta kräver att du har kompetens, leveranskapacitet och relevanta verktyg för att kunna göra det på ett effektivt sätt.
Medan implementatören ansvarar för att optimera systemet och implementationen ur ett tekniskt perspektiv, behöver du som kund rikta in dig på att säkra det långsiktiga affärsvärdet redan från start. Det betyder inte att implementatören unviker att arbeta för att skapa nytta för er. Det gör de med säkerhet. Det handlar snarare om att de ska leverera bättre lösningar som går i linje med din beställande organisation. Dessutom bygger du en kompetens och en känsla av ägarskap, som inte bara hjälper till att säkerställa att systemet tas emot och används på korrekt sätt initialt, utan att det faktiskt finns intresse och kompetens din organisation för att utveckla lösningen över tid.
Du behöver inte göra det själv - vi gör det tillsammans
Att vara en aktiv och kompetent beställare kräver en hel del. Speciellt med tanke på att de flesta företag inte implementerar ett nytt affärssystem så ofta.
Vårt erbjudande Enterprise Implementation Support (EIS) riktar sig till dig som står inför just denna situation. Vi ger dig en partner som står på din sida och säkerställer att du och ditt företag förstår era ERP-leverantörer och att de förstår er. Med vår långa erfarenhet av ERP-implementationer levererar vi en kompetensförstärkning på din sida, som med erfarenhet, spetskompetens, råd, metoder och verktyg, ger dig förutsättningar att på bästa sätt uppfylla din del av implementationsresan. Vi finns där genom hela processen och ser till att du och din verksamhet får tillgång till rätt erfarenhet, kunskap och verktyg. Oavsett ERP-system. Vi ser också till att din projektorganisation sätts upp korrekt och verksamhetens förändringsresa hanteras på bästa sätt.
