Kvalitetssäkring och komplexiteten i ERP-implementationer

Business Case för ERP-implementation

Projektet inleds med fördel med ett business case. Det ska inte bara innehålla kostnaden för systemet i sig. Här ska också personal- och konsultkostnader för implementering, intern IT och andra nödvändiga roller sammanställas. I ett Business Case ska det också framgå om verksamheten behöver göra omorganisationer i linjen för att projektet kräver det, samt en plan för hur man ska hantera extrakostnader kopplade till exempelvis förseningar eller produktionsavbrott. Värdet av systembytet ska också framgå och kan mätas i bland annat minskat lager eller beslutsunderlag för snabbare och bättre beslutsfattande. Business caset ska vara ett levande dokument och uppdateras under projektets gång. Förändringar kommer sannolikt ske och verksamheten behöver ta höjd och estimera kostnader kopplade till eventuella ”work arounds” eller andra oförutsedda händelser såsom buggar.

Framgångsrikt projekt med ett Project Management Office

Inom ramen för ett ERP-projekt/program hanterar projektledare specifika delprojekt, medan Project Management Office (PMO) styr hela ERP-projektet på en mer övergripande nivå. Vi rekommenderar en verksamhet som står inför ett ERP-projekt att etablera ett PMO redan vid projektstart, framförallt för resursplanering och kommunikation mot övriga verksamheten. Hur omfattande PMO-funktionen ska vara beror av projektets omfattning. Vanligt förekommande ansvarsområden i PMO-funktionen är bland annat programansvarig, kommunikatör, testkoordinator, utbildningsansvarig, förändringsledare, systemarkitekt och processarkitekt. 

Demo av ERP-systemet för förståelse och anpassning till verksamhet

Processexperten har en nyckelroll i ett ERP-projekt och bör närvara när systemleverantören demonstrerar standardlösningen för verksamheten. Demon är nämligen avgörande för förståelsen hur det nya ERP-systemet kan appliceras på verksamhetens behov och för att avgöra i vilka processer anpassning och/eller nyutveckling behövs. Detta är en väldigt viktig men tidskrävande del i kvalitetssäkringen då många processer ska gås igenom. I denna fas bestäms krav på eventuella nya processer, krav som är fundamentala och påverkar hela ERP-projektets framfart. 

Testning och kvalitetssäkring av det nya ERP-systemet

Testledaren hanterar och leder samtliga tester i projektet. Testfasen är den sista och kanske den viktigaste fasen för kvalitetssäkring. Tester kan tyckas ta mycket tid i anspråk, men det är en viktig investering om man vill undvika att hitta fel i produktionssystemet efter att man gått live. Även testledarrollen rekommenderar vi att man tillsätter tidigt i projektet då det är ett helt nytt system och allt som ska testas måste planeras för i detalj. När systemleverantören gjort tester för att säkerställa att de levererar en lösning som fungerar, lämnas testsystemet över till verksamheten för verifiering av tekniken mot företagets processer och kritiska funktioner. Processexperterna och andra verksamhetsexperter behöver inkluderas i acceptanstesterna, eftersom det är de som är experterna som kan avgöra om systemet fungerar för verksamheten.

Systemarkitektens roll i ERP-implementationen

Systemarkitekten har en ledande roll för att samordna utvecklingsteamen och är därmed en viktig funktion för projektets framfart. Denne bestämmer nuvarande och framtida relationer mellan systemen i systemlandskapet. ERP-systemet utgör ofta ryggraden i infrastrukturen i en verksamhet men räcker kanske inte för att en verksamhet ska fungera som helhet och stöttas därför av andra integrerade system som ex. ett Business Warehouse eller Personalsystem, HCM. Systemarkitekten ansvarar för att kartlägga var integrationspunkterna finns och hur data flödar mellan systemen. Arkitekten är den som bestämmer implementationsstrategin och var eventuell sårbarhet finns i systemen. 

Förändringsledare vid transformationsprojekt

En annan viktig roll har Förändringsledaren som stöttar verksamheten i mottagandet av det nya ERP-systemet och hur eventuella nya processer kommer att påverka människor och arbetssätt. En förändringsledare behöver förkovra sig i gamla och nya processer genom hela verksamheten för att kartlägga risker och förankra så att ledningens förväntansbild stämmer överens med den enskilda individens. Medarbetares roller och ansvarsområden kan behövs ses över, kommunikation, support och utbildning till alla berörda behövs planeras och genomföras. Ju mognare organisation är och ju mer mervärde individer ser i det nya systemet desto bättre kommer det nya systemet tas emot.

Data Management säkrar datakvalitet

Data Management-rollen är viktig för att säkra datakvaliteten i systemet, något som i sin tur kan påverka andra integrerade system samt rapportering. För att förstå vilken data som behöver migreras till det nya systemet bör en analys av både master- och transaktionsdata genomföras. Detta kan vara en tidskrävande aktivitet som involverar många olika resurser, därför rekommenderar vi att Data Management-rollen etableras tidigt i projektet. 

Samarbete – nyckeln till framgångsrik implementation

I ett projekt av denna omfattning, som involverar resurser med olika kompetensområden är det inte alltid en självklarhet att alla har insikt och förståelse för varandras utmaningar. Det kan ta tid innan alla har lärt känna och förstår varandra men ju snabbare det går, desto lättare och smidigare kommer implementeringen gå. Vi rekommenderar regelbundna övergripande planeringsmöten samt statusmöten tillsammans med alla funktioner som ingår i ERP-projektet för att dela kunskap, etablera förståelse för varandras utmaningar och framgångar. Och givetvis att fira framgångar, små som stora! 

Vårt erbjudande