Från investering till affärsnytta – så säkerställer ni ett effektivt ERP-införande

Utmaningen 

Ert främsta uppdrag, och största utmaning som mottagare av ett nytt affärssystem är att säkerställa systemets nytta för verksamheten. Ni vill undvika att hamna i en situation där systemet, trots stora investeringar, inte fungerar optimalt för era behov och kräver kostsamma justeringar i efterhand. 

För att undvika hamna där behöver ni kunna hantera två stora utmaningar:  

Effektiv kartläggning av verksamheten 

En stor utmaning ni kommer ställas inför är att skapa förutsättningar för att att systemet integreras optimalt i den egna organisationen. Konkret innebär det att ni förväntas fånga och kartlägga er affärslogik och processer. Ni ska också redogöra för dessa affärskrav för den valda systemimplementatören (SI) för att de i sin tur ska kunna införa systemet så det passar just er verksamhet. 

Vi har sett många goda exempel på att det är just er förmåga att förmedla affärslogik som säkerställer projektets framgång och nyttan för verksamheten. Men att kartlägga centrala processer och förmedla dessa till en systemimplemetatör (SI) i rätt fas av projektet är lättare sagt än gjort. Det är inte ovanligt att de tvärfunktionella resurser som normalt besitter den kunskapen helt eller delvis saknas internt. 

Samtidigt måste ni som företag ha kapacitet nog att förbereda organisationen för de nya processer och strukturer som ett nytt affärssystem ofta innebär. Det är vanligt att en organisation kan behöva förändras eftersom ERP-projekt ofta påverkar verksamheten i mycket högre grad än många andra IT-projekt. Ett ERP-projekt kan också ge upphov till en hel del andra interna initiativ som ex. påverkansanalyser på olika roller, upskilling av befintlig personal eller justering av diverse arbetssätt. Dessa utmaningar förväntas ni lösa på egen hand parallelt med att ni stöttar integrationens framdrift i lösningsarbetet.  

För att hantera dessa utmanignar krävs resurser så som ex:  

• Förändringsledning 
• Kommunikation
• Projektplanering
• Processkartläggning
• Krav och dataanalys 

Effektiv motpart i kravsällning och lösningsutveckling  

Den andra utmaningen som behöver navigeras uppstår i leverensen av systemet. Då  förväntas ni inte bara kunna agera kravställare utan också kvalitetssäkra en lösning som sannolikt är väldigt ny och okänd för er. Här ställer oftast en systemimplementatör (SI) med rätta stora krav på både ansvar och tydlighet av er som mottagare för att de i sin tur kunna garantera sin leverans. För att ni ska kunna bistå förutsätts en del grundkunskaper om arkitektoniska principer, lösningsexpertis samt best practices, för att inte tala om kunskap i systemet i sig. Att täcka in samtliga relevanta områden samtidigt som man säkerställer att helheten förutsätter erfarenhet och expertis som de flesta företag inte har tillgång till. Reza Hashemi, Affärsområdesansvarig för SAP på Zington säger:  

Många gånger antas ni som företag också förstå innebörden och de långsiktiga effekterna av de vägval och beslut ni ställs inför. Ofta dyker frågan “brukar man göra såhär?” upp förr eller senare. Då kan det vara väldigt värdefullt att ha någon på sin sida med erfarenheten av just denna typ av projekt som kan bistå med vägledning kring implementation och tillvägagångssätt.